Zeitplanung eures Hochzeitstages: Unsere Acht Tipps

Augen auf bei der Zeitplanung des Hochzeitstages! Ja, das ist ein schwieriges Thema, bei dem mein Mann und ich (Friederike) auch viel hin und her überlegt haben damals:

• Wie viel Zeit braucht man für das Getting Ready?
• Wann soll die Trauung sein?
• Wann sollte das Essen serviert werden?
• Um wieviel Uhr sollte der Hochzeitstanz sein?

Gott sei Dank waren wir schon auf einigen Hochzeiten, die uns als gutes Beispiel gedient haben! Auf den meisten Hocnzeiten war die Zeitplanung wirklich perfekt. Auf wenigen hat es zeitlich leider so gar nicht hin gehauen (nicht, dass das Brautpaar davon was gemerkt hat, aber wenn die Gäste müde werden, ist das auch ungünstig für die Stimmung…). Von diesen Hochzeiten konnte man sich definitiv einiges abgucken bzw. auch nicht :-)

Und deswegen haben wir heute „Unsere Acht der Hochzeits-Zeitplanung“ für euch!

1. Setzt euch zusammen und plant gemeinsam

Ihr als Brautpaar solltet hinter eurer Zeitplanung stehen. Was sind die Eckpunkte, an denen ihr nicht rütteln könnt? Ihr habt den Standesamt-Termin um 13Uhr? Gut, dann plant den „Rest“ um diesen Termin herum.

2. Festhalten!

Schreibt euch während der Planung einmal den Zeitplan herunter, am besten in einer Excel-Datei. Klar, klingt jetzt sehr formalistisch, aber es wird euch helfen! Gerade, wenn ihr mehrere Dienstleister informieren müsst und den Plan dann irgendwann der Trauzeugin in die Hand drücken könnt. Lasst bitte erst gar kein Chaos entstehen!

3. Zeremonienmeisterin

Schreckliches Wort, oder? Aber egal, denn nötig ist es! Oft übernimmt auch die Trauzeugin oder der Trauzeuge liebend gerne diese Aufgabe. Bennent also jemanden, der den Zeitplan mit sich führt und sich um die Einhaltung kümmert. Entweder eine Hochzeitplanerin, die Trauzeugin oder eine Freundin, die gut organisieren kann.

Nichts ist schlimmer, als wenn der Zeitplan komplett aus dem Ruder läuft und dann am Abend noch zwanzig Freunde ein Spiel machen wollen. Warum das suboptimal ist? Wollt ihr euer Essen kalt genießen? Oder, dass die Stimmung nach dem dritten Spiel in den Keller sackt, weil die Gäste endlich Tanzen wollen, aber keiner dran gedacht hat die ganzen Spiele statt nach dem Dessert über den Tag zu verteilen?!

Das bringt uns zum nächsten Punkt.

4. Teilt den Gästen eure Wünsche mit

Schreibt auf eure Einladungen oder in eine E-Mail an alle Gäste, dass Spiele o.ä. bei den Trauzeugen angemeldet werden sollen. Diese können dann abschätzen, wann es zu viel wird und ob man z.B. ein Spiel auf den späten Nachmittag legt anstatt abends. Da empfiehlt es sich dann auch, jemanden mit dieser Aufgabe zu betreuen, der schon auf ein paar Hochzeiten war und die Knackpunkte der Zeitplanung kennt.

Ich habe mit Katharina den Zeitplan und unsere Wünsche sehr genau besprochen! Sie wusste also, dass wir gerne Kaffee & Kuchen genießen möchten ohne ein großes Spiel zwischendrin. Sie wusste auch, dass es danach erstmal zum Shooting gehen muss, damit wir noch etwas Sonne haben. Außerdem hatten wir mit ihr und dem DJ den ungefähren Zeitpunkt für den Eröffnungstanz besprochen. Wir wollten damit nicht allzu spät beginnen. Der DJ äußerte außerdem noch den Wunsch, nicht zu oft wegen Spielen oder Ansagen zu unterbrechen, wenn die Stimmung gerade richtig gut ist. Somit gab es einen ganz guten Zeitplan, in den die Spiele und Geschenkübergaben integriert werden konnten.

Klar, klingt jetzt sehr ambitioniert und auch evtl. etwas unflexibel. Es wäre jedoch kein Drama gewesen, wenn etwas nach hinten verschoben worden wäre. Wir wollten es bloß im Vorhinein vermeiden, damit wir kaltes Essen haben o.ä.. Wir haben auch nicht von Katharina erwartet, dass sie mit einer Stechuhr herum läuft. Höchstens, dass sie eingreift, wenn die berühmte „Tante Inge“ beim Servieren der Vorspeise noch eine Rede einwerfen will :-D.

5. Planung des Nachmittags

Der Klassiker: Trauung, Sektempfang & Gratulation, Kaffee & Kuchen, danach Brautpaar ab zum Fotoshooting: wenn ihr dies so macht (und nicht etwa das Shooting vor der Trauung), denkt daran, die Lücke bis zum Abendessen nicht zu lang werden zu lassen.

Es empfehlen sich maximal zwei Stunden, sonst stehen sich eure Gäste die Beine in den Bauch. Eine gute Möglichkeit ist es, eure Gäste zu „beschäftigen“:

• Gästebuch ausfüllen
• Hochzeitszeitung zum Lesen verteilen
• Candy Bar
• Photo Booth
• …

Und lasst am Besten eure Gäste an dieser Planung teilhaben! Eine super Idee ist es, einen netten Aufsteller mit dem Zeitplan haben zu haben und diesen vorher per E-Mail zu versenden. So wissen eure Gäste dann, dass sie nach dem Kuchen z.B. Zeit zum Einchecken und Frischmachen haben.

6. Bedenkt die Anzahl eurer Gäste

Warum das wichtig ist? Beispielsweise beim Einplanen der Zeit für das Gruppenfoto oder dem Gratulieren. Das dauert nunmal länger, wenn 100 Gäste statt 50 Gäste gratulieren. Da kann das Gratulieren gerne mal eine halbe Stunde dauern. Ist ja nicht schlimm, aber nur ärgerlich, wenn eure Location denkt, ihr kommt um drei und es wird dann halb vier….

7. No Go´s

Bei allen voran genannten Tipps solltet ihr ein paar „No Go´s“ auf jeden Fall vermeiden, wie z.B. keine Rede vor der Vorspeise!

Wir waren mal auf einer Hochzeit, wo es nachmittags weder Kaffee & Kuchen noch Häppchen gab, und das Buffet erst ab 20:00 Uhr angesetzt war. Doch um 20:00 Uhr war das Brautpaar noch lange nicht in Sicht und hat dann um 20:30 Uhr erst noch eine ziemlich lange Rede vor der Vorspeise gehalten…da waren doch fast alle Gäste schon sehr sehr hungrig. Wir haben dann kurzerhand die Candy Bar vorher eröffnet, das war auch ok :-). Diese nicht ganz so günstige Planung tat der Stimmung am Abend keinen Abbruch und die Hochzeit war wirklich super klasse, aber wenn wir wisst, dass es am Nachmittag weder Kuchen noch Häppchen gibt, dann vermeidet Zeitverzögerungen und lange Reden vor der Vorspeise (auch euer Catering wird es euch danken!)… Die Vorspeise spontan vor der Rede zu Servieren hätte so manchen Gast happy gemacht :-)

Und das bringt uns zum nächsten Punkt.

8. Bleibt spontan

Eben genannter Fall tritt ein, die Gäste sind hungrig und der Zeitplan verzögert sich? Oder Essen & Spiele dauern längern, der Hochzeitstanz verzögert sich und nach dem Eröffnungstanz wolltet ihr eigentlich noch etwas Musik zum klassischen Tanzen spielen, damit die Eltern auch mitmachen? Aber die jüngeren Gäste werden unruhig? Sagt dem DJ Bescheid und ab geht die Party! Nix ist schlimmer, als wenn das Partyfolk ins Bett geht! :-)

Bleibt spontan und lasst der Trauzeugin/Freundin mit Zeitplan freie Hand , die wird im richtigen Moment schon alles regeln, damit ihr den besten Tag eures Lebens habt und die Gäste ihn auch in vollen Zügen genießen können! :-) Frei nach dem Motto „Keep calm and enjoy the wedding!„

Alles Liebe,

Eure Wedding Sisters

Quelle: Icons von Daniel Bruce, Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC BY 3.0